從公司經營管理角度來看,合約管理是什麼?/ 謝依婷 Ada Hsieh

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合約管理,在實際運作上必須就實際情況與公司營運情形來建立合約管理制度,因此需要結合預算管理、核決權限、合約金額、合約審查、合約用印、合約行政、執行管理等面向,來進行合約管理規範制定,並非只是僅有合約審查而已。簡單來說,合約管理制度,須就公司組織規模大小,來量身訂做打造制定,避免管理制度過於簡易無法發揮管理效益,或過於複雜造成執行上窒礙難行。

#預算管理

公司營運,任何經營運作都會有預算,在有預算的情形,公司才具有合約執行能力,才能對外進行簽約。如果是超出預算的合約,就必須要經過公司審查與核准,方能對外簽約。所以,合約管理的首先第一個環節,需要將預算管理結合運作,並非將合約與預算兩者分開單獨管理。

#核決權限

誰可以代表公司對外談判簽約,除法律規定的法定代理人外,還有經過公司授權的被授權者,方能對外合約談判,並且給予一定的授權談判條件。若被授權者變更或離職的情形,必須要通知對方,讓對方知道,原先的被授權者已無權限可以對外代表公司,避免產生民法上表現代理問題發生。

#合約金額

合約金額,應該如何來定價,除從業務層面判斷外,還需經由財務部門試算P&L(損益),甚至金額標的大的話,會需要符合稽核規範。因此,合約金額會因為合約類型、合約價金高低、合約執行成本及其他考量因素,來決定合約的定價。

#合約審查

合約審查流程,審查內容包含預算、核決權限、合約金額、合約內容及是否符合公司政策規定等。參與者包含業務部門、財務部門、法務部門及其他與合約涉及有關的部門;審查者,依照合約性質及核決權限,因此,合約審查者一般來說,就會包含業務部門主管、法務部門、相關部門主管、總經理/董事長。

#用印管理

從公司設立一開始,就會有登記所使用的公司印鑑章(俗稱公司大小章),後續衍生各式各樣不同功能的公司印章,例如:財務專用章、發票專用章、人事專用章、合約專用章、收發章等,所以,公司印章管理,必須有公司印章清冊,以及用印規範,並由專人負責保管。尤其是在合約用印時,必須嚴禁在合約不完整(如:日期、金額空格未填寫)的情形下用印,避免因此對公司產生損害。

#合約行政

合約行政,包含合約編號、合約歸檔、合約正本保存;按照部門、公司業務進行分門別類管理,也必須確認合約歸檔文件是否完整、保存正本的地方是否乾燥安全、調閱合約權限制定及其他合約行政相關細節管理等。

#執行管理

合約雙方用印簽約完成,這只是一個開端,後續合約執行也必須嚴謹,合約執行管理內容包含履約情形、付款條件、結算對帳、續約條件、合約終止期限、有無終止合約情事發生。

綜上所述,我們可以清楚知道,合約管理與公司經營、業務發展、人事行政、財務會計是焦不離孟及孟不離焦,無法與產銷人發財脫離單獨運作,反而必須是環環相扣、緊緊相依。