問題沒有定義清楚，再多合約條款都只是形式

「問題沒有定義清楚，再多合約條款都只是形式」

——四步驟，幫你把力氣用在該用的地方

我常在處理案件時被問到：「我們是不是應該把這些寫進合約？」

但很多時候，我更想問的是：「你們到底想解決什麼問題？」

這幾年我越來越確定一件事：

不是合約不清楚，而是——問題一開始就沒定義清楚。

你很努力，也持續做很多事，但結果總是出現落差。

事情做完了，卻還有更多待處理；

會議開完了，但問題似乎還是那個問題。

如果你感覺自己正在「忙著解決，但始終推不動」，

也許可以先停下來，問問自己：

我現在在處理的，是真正的問題本身，

還是看起來像問題的現象？

問題沒定義清楚，會帶來什麼後果？

一、大家處理的問題都不一樣

你想優化流程，他想防止出錯，

另一個人則在補漏洞。方向不同，

策略自然無法一致。

最後每個人都做得很努力，

卻沒有一個人做在關鍵點上。

二、努力的地方不對，結果反而更混亂

你花力氣去補強資料、強化說明，

但真正該解決的其實是「角色定義模糊」，

或「權責界線不明」。

補再多，也無法根治。

三、把現象當成問題，容易導致誤判與誤會

你以為對方反覆修改，是「他不尊重流程」；

其實是在初期就沒有建立一個讓對方安心確認的邏輯。

你以為對方沒有回應，是因為「他不積極」，

但其實他不知道你在等哪一段。

案件談著談著，會談變成情緒對抗；

文件越補越多，流程反而更亂。

其實不是誰沒做好，而是起點就偏了。

先停一下，想清楚到底要處理什麼

我們都很習慣一發現問題就「立刻動手解」，

但很多時候，解得快，

反而讓我們錯過釐清本質的機會。

問題沒定義清楚，行動再快，

也只是把誤解擴大。

處理每個合作或內部協作問題，

第一步都不是找對策，而是這四個步驟：

四步驟，重新定義「真正的問題」

第一步：把你觀察到的現象寫下來（先不要急著下判斷）

像是：

合約版本反覆改動，來回超過五次

每次專案同步都花大量時間釐清基本資訊

團隊有共識，但每個人理解的執行方式不一樣

這一步只是「列出狀態」，不是分析。

先讓自己看清楚，事情的外在樣子是什麼。

第二步：問自己，這些現象讓我「真正困擾的是什麼？」

是事情無法被預測，影響安排與信任？

是責任分不清，導致不敢決策？

還是資訊反覆重複，讓時間與注意力都在耗損？

這一步幫你從外部狀況轉向內在感受。

釐清「我為什麼想解決它」，你才會知道，

自己真正在意的是什麼。

第三步：往前多問一層，「造成這些困擾的根本原因是什麼？」

這是我最常帶著客戶一起拆解的部分，

也是最容易卡關的。你可以試著問：

如果這個人換掉，問題還會發生嗎？

→ 如果會，那就不是個人問題，

而是制度或角色設計有漏洞。

我們有沒有事先定義「誰該做什麼、做到哪裡」？

→ 若沒有，那一定會反覆確認、來回修正，

因為大家都不知道自己的界線在哪。

資訊的確認機制清楚嗎？

是否曾約定過「什麼是最終版本」、「誰要負責確認」？

→ 沒有機制，就容易造成每個人都在做事，

但都不確定是不是該由自己處理。

第四步：重新定義「我們現在最該處理的，是哪一件事？」

這一步是關鍵，也是分水嶺。

經過前面三步後，你會發現真正該解決的，

可能不是你一開始以為的那一件事。

像是：

「我們需要先建立內部協作流程，再來談與外部的版本確認機制。」

「我們必須把資料傳遞流程圖畫出來，才知道資訊在哪裡斷掉。」

「我們要釐清每一個人什麼時候該進場、該交接、該負責決策。」

這才是讓事情真的能推進的開始。

合約不是替代思考的工具，而是思考後的落實機制

在我看過的合作糾紛與內部爭議裡，

最常見的不是「對方惡意」，

而是「我們一開始沒有問對問題」。

如果合作前期大家對「我們要一起解決什麼問題」沒有共識，

那後面即使有合約，也只是一堆無法落實的文字。

合約是機制不是魔法；

它寫不出你沒有定義清楚的邊界，

也保護不了你沒有搞懂的問題。

如果你最近在處理某個不太順的案子、卡住的協作，

試著不要馬上進入「要怎麼解決」的狀態，

而是先想一個問題：

我們真的有在處理「正確的問題」嗎？

如果沒有，那你現在做得每一件事，

都可能只是看起來很努力而已。

這幾年越來越堅信的事——

不是做得不夠，而是做錯了問題；

不是合約沒寫，而是問題沒想清楚。

你可以把這篇當成一張提醒自己思考的清單。

也可以分享給你正在協作的夥伴，

當成重新對焦的起點。

如果你手上也有一件「不知道為什麼卡住」的事，

也歡迎留言告訴我，我們可以一起來釐清。